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中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA／T40－2008國家檔案局2008年6月20日發(fā)布，2008年9月1日實施。

1、范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了印章檔案的整理原則和方法。本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級國家綜合檔案館、機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位檔案室（館）可參照使用。

2、規(guī)范性引用文件

下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)。然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。DA/T13－94檔號編制規(guī)則DA/T18－1999檔案著錄規(guī)則DA/T22－2000歸檔文件整理規(guī)則

3、術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

3．1印章seal

     將文字、符號和圖形等按照一定的規(guī)范格式或藝術(shù)風(fēng)格刻制、鑄造在物體上、形成的以蓋制圖形和文字標(biāo)記為使用方式的標(biāo)志性信物和藝術(shù)品。一般包括印面、印文、邊款、印紐（執(zhí)柄）和印材5個構(gòu)成要素。作為在社會交往中象征和證明身份、權(quán)力與地位，起憑證信物作用和印章又稱作實用印章或印信；作為以欣賞和表現(xiàn)篆刻藝術(shù)為目的的印章又稱作藝術(shù)印章或文人印章。本標(biāo)準(zhǔn)以下有關(guān)印章的表述，未作特殊說明的，均指實用印章。

3．2印章檔案seal archives

     國家機(jī)關(guān)、社會組織和個人在從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等社會活動中形成和使用過的印章，是一種具有特殊載體形態(tài)并在歷史研究、檔案考證、文物收藏和藝術(shù)鑒賞等方面有著特殊價值的檔案。

3．3印模moulage

      采用反扣法將印章鈐蓋或壓蓋（俗稱蓋章）在紙張或其他物體的空白處，留下的印章印面圖樣。其中，專門用于鑒別真?zhèn)斡≌碌拇娴子∧Ｓ址Q作印鑒。印模不同于印刷廠使用的印章模具。

3．4印紐seal handle

     印章頂端用于穿線和執(zhí)握的部位，通常被雕刻成動物等各種形狀。現(xiàn)代機(jī)構(gòu)法人使用的印章已較少制作印紐，其印紐部位已逐漸被執(zhí)柄所取代。

4、整理原則

遵循形成規(guī)律，集中整理分類，區(qū)分保管價值，便于保管利用。

5、質(zhì)量要求

5．1收集的印章應(yīng)確保齊全、完整、真實。

5．2整理的方法應(yīng)科學(xué)、規(guī)范。

5．3整理印章檔案使用的材料應(yīng)符合長久保管檔案的需要。

6、一般清洗方法

6．1一般清洗方法

     將印章印面朝下放入裝有清洗劑溶液的容器之中浸泡，待污垢松軟后，使用刷子刷洗印章。印面凹陷部位難以刷洗干凈的油垢可使用竹針挑剔。刷洗干凈的印章放在通風(fēng)處晾干。

6．2清洗劑的選擇

     為避免使用清洗材料不當(dāng)，造成對印章的損壞，不同印材的印章應(yīng)選用不同性質(zhì)的清洗劑清洗。竹木類（竹、木、根等）印章宜選用95％醫(yī)用酒精；金屬類（銅、鋼、鐵、合成金屬等）印章宜選用煤油；礦物類（玉、石、瑪瑙、翡翠等）、橡膠及塑料制品類（橡膠、橡皮、有機(jī)玻璃等）印章宜選用洗潔精；骨質(zhì)類（骨、角、牙等）印章可選用95％醫(yī)用酒精或洗潔精。

6．3清洗要求

6．3．1清洗印章應(yīng)去除印章上的油泥、污物、霉點和銹斑。

6．3．2清洗后的印章要確保完整、清潔、不變形，保持印面和邊款中字跡與圖案的完整、清晰。

6．3．3使用酒精、煤油等易燃清洗劑清洗印章時，應(yīng)注意防火。

6．3．4使用竹針挑剔印面污物時，手法要輕，防止損壞印章。

6．3．5用橡皮制作印面貼附在木質(zhì)或有機(jī)玻璃（塑料）等執(zhí)柄上的印章，對其清洗時，應(yīng)避免長時間浸泡和用力過猛，以防止印面老化和脫落。

7、整理方法

7．1集中印章

      檔案館保管的印章檔案應(yīng)按館藏集中，統(tǒng)一整理，不宜按來源原則劃分全宗。檔案室保管的本單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、專業(yè)活動使用的印章檔案可以按全宗集中，進(jìn)行整理。

7．2劃分保管期限

     印章檔案的保管期限分為永久（代號YJ）和定期（15年，代號DQ）兩種。對外行文使用的機(jī)構(gòu)和組織法人及其辦事機(jī)構(gòu)（辦公室）印章的保管期限為永久；其他內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)工作印章的保管期限為15年。嚴(yán)重破損和一般事務(wù)性工作（收發(fā)文等）使用的無檔案保管價值的印章，不列入歸檔整理范圍。已進(jìn)館的，應(yīng)按國家有關(guān)銷毀檔案的規(guī)定統(tǒng)一組織銷毀。反映本地各個歷史時期篆刻藝術(shù)成就的藝術(shù)印章的保管期限為永久。

7．3分類

     印章檔案在整理過程中，一般可根據(jù)印章檔案的歷史時期（中華人民共和國建國前、中華人民共和國建國后）、印章屬性（機(jī)構(gòu)、個人）、機(jī)構(gòu)類型（黨政機(jī)關(guān)、社會組織、企業(yè)、事業(yè)單位等）或人物類別等特征組織分類。

    檔案館應(yīng)根據(jù)館藏印章檔案的實際，合理地選擇和確定具體分類的依據(jù)、分類層次的多少和各級類目的名稱。藝術(shù)印章可按作者進(jìn)行分類。

7．4排序

     印章檔案按保管期限―分類號―枚號順序逐盒組織排架。相同保管期限、相同類別的實用印章，可按整理批次―機(jī)構(gòu)（或人名字順）―形成時間順序組織排序；相同保管期限、相同類別的藝術(shù)印章，可按整理批次―作者（人名字順）―形成時間順序組織排序。

7．5裝盒

     相同保管期限、相同類別的印章，依印章排列順序裝盒。裝盒時，可根據(jù)印章規(guī)格的不同，確定盒內(nèi)存放印章的數(shù)量。盒內(nèi)印章一般按從左至右，從上至下的順序排放。

7．6編制檔號

7．6．1要求

    印章檔案整理完畢后應(yīng)編制檔號，以固定排序位置。

7．6．2檔號結(jié)構(gòu)

    印章檔案的檔號由“印章檔案代號”、“保管期限代號”、“分類號”和“印章枚號”等組成，用漢語拼音字母、阿拉伯?dāng)?shù)字及連接號“－”混合編制。連續(xù)書寫時，格式如下：印章檔案代號－保管期限代號－分類號－印章枚號

7．6．3編號方法

7．6．3．1印章檔案代號：使用漢語拼音字母“YZ”代表“印章檔案”。

7．6．3．2保管期限代號：使用漢語拼音字母“YJ”代表“永久”；使用漢語拼音字母“DQ”代表“定期”。

7．6．3．3分類號：使用阿拉伯?dāng)?shù)字加間隔符“·”編制分類號。其中間隔符“·”用以區(qū)分分類層次。

7．6．3．4印章枚號：根據(jù)印章檔案在最后一級類目中的排列順序，用阿拉伯?dāng)?shù)字按流水方式編制枚號。

8、裝具

8．1裝具的形式

     印章檔案使用的內(nèi)襯活動式隔條的翻蓋檔案盒裝具。檔案盒平置疊放。盒內(nèi)4從上到下的排列順序為：印模單－備考表－印章。

8．2材質(zhì)要求

     印章檔案盒采用白板紙為胎，黃裱紙為面，背脊和盒蓋折疊處夾芯藍(lán)布制作，盒子及隔條的厚度為３㎜。

8．3格式尺寸

     印章檔案盒的外形尺寸為310㎜×220㎜×100㎜（長×寬×高）。內(nèi)襯隔條數(shù)量一般為豎5橫3。隔條間相互距離可以自由調(diào)整。

8．4填寫項目

     在印章檔案盒盒蓋封面、下側(cè)脊和背脊分別設(shè)置“保管期限”、“分類號”、“起止枚號”等填寫項目。

“保管期限”和“分類號”的填寫方法同本標(biāo)準(zhǔn)7．6．3．2和7．6．3．3，“起止枚號”填寫盒內(nèi)第一枚印章和最后一枚印章的枚號，中間用連接號“－”連接。

9、目錄與備考表

9．1印章檔案保管目錄

9．1．1目錄規(guī)格與項目

9．1．2著錄方法

9．1．2．1保管期限：填寫印章檔案的保管期限。方法同本標(biāo)準(zhǔn)7．6．3．2。

9．1．2．2分類號：填寫印章檔案的分類編號。方法同本標(biāo)準(zhǔn)7．6．3．3。

9．1．2．3枚號：填寫印章檔案的枚號。參見本標(biāo)準(zhǔn)7．6．3．4。

9．1．2．4印文（邊款）：“印文”填寫印章印面上的文字內(nèi)容?！斑吙睢碧顚懹≌逻吙钪械奈淖謨?nèi)容，填寫的邊款文字兩端應(yīng)加注圓括號“（）”。無邊款的印章可不填“邊款”。示例：剿匪總兵關(guān)防（1651年制）。

9．1．2．5使用起止時間：填寫印章啟用（或制作）和印章失效的時間。用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，中間用連接號“－”連接。時間無法確定的，用空格“□”表示。

示例1：19850212－1999□□□□藝術(shù)印章可只填寫制作時間。

示例2：19990123。

9．1．2．6印材：填寫印章的制作材料，如：竹、木、根、銅、鐵、合成金屬、玉、石、瑪瑙、翡翠、橡膠、有機(jī)玻璃、骨、角、牙等。當(dāng)印章的印面與執(zhí)柄分別采用不同材料制作時，只填寫印面的制作材料。

9．1．2．7備注：注釋對印章需要說明的情況。如與文書檔案及其他相關(guān)檔案的參見號等。

9．1．3目錄的組織

     印章檔案保管目錄按檔號順序組織條目，根據(jù)保管期限的不同，分別裝訂成冊，編制成印章檔案保管和檢索用的基本工具。

9．2備考表

9．2．1規(guī)格式樣

     印章檔案備考表使用A4型紙張（297㎜×210㎜），采用表格形式，設(shè)置“本盒印章情況說明”、“整理人”和“整理時間”等項目。

9．2．2填寫要求

9．2．2．1本盒印章情況說明：填寫盒內(nèi)印章檔案的數(shù)量、完整性及其他需要說明的情況。

9．2．2．2整理人：填寫整理本盒印章檔案的人員姓名。

9．2．2．3整理時間：填寫本盒印章檔案整理完畢的年月日。

9．2．3存放位置備考表置于印章檔案盒內(nèi)，排在印模單之后，印章之前。

10、制作印模

10．1使用材料

宣紙、平板紙、印泥臺、印泥、毛氈、壓條、墨、照相機(jī)等。

10．2制作要求

10．2．1蓋制印模使用的印章、工具和材料應(yīng)保持清潔。

10．2．2印泥臺和攪拌印泥的工具應(yīng)使用非金屬材料。

10．2．3蓋制印模使用的宣紙應(yīng)平整地鋪放在墊有毛氈的桌面上。蓋制印模時，印章要放準(zhǔn)位置，均勻用力，一次成型。

10．2．4蓋出的印模要求印模工整、印文清晰、圖形完整、排列美觀。

10．2．5對有邊款和特殊紐式的印章，可分別采用拓片和照相的方式對其進(jìn)行復(fù)制和取樣，作為印模的有機(jī)組成部分，一同編輯。10．2．6鋼印可直接在80克以上平板紙上壓制印模。

10．3編輯印模

10．3．1印章檔案印?？刹捎檬止せ蛴嬎銠C(jī)兩種方法進(jìn)行編輯。手工編輯印模應(yīng)先策劃后蓋制；用計算機(jī)編輯印?？上仍诩垙埳仙w制印模，經(jīng)掃描數(shù)字化處理后再用計算機(jī)編輯。通過掃描形成的數(shù)字化印模應(yīng)妥善保管，防止外泄。

10．3．2放置在印章檔案盒內(nèi)起目錄作用的印模單，采用A4型紙張（297㎜×210㎜）制作，印模在紙張上的排列方式應(yīng)與該盒內(nèi)印章檔案的排列方式一致，每個印模的下方應(yīng)標(biāo)注與之相對應(yīng)的印章檔案的檔號。

10．3．3用于對印章檔案進(jìn)行檢索、研究，起管理、利用和宣傳介紹作用的印模，可根據(jù)需要編輯制作成各種專題印章印模集或印譜。